Un gestionnaire sans tableau de bord, c’est comme un chirurgien sans scalpel. Il ne peut opérer efficacement même s’il regorge d’expérience. Si vous occupez un poste de cadre et que vous n’observez l’évolution régulière d’aucun mesurable sans aucun objectif ciblé, vous ne faites pas de la gestion. Vous faites de l’improvisation.
Voici trois éléments essentiels à considérer si vous souhaitez valider la cohérence, l’exactitude et la valeur ajoutée de votre tableau de bord.
Tracez vos liens vers le BAIIA / EBITDA
Peu importe votre niveau hiérarchique de responsabilités, vous devez d’abord comprendre et accepter que vous travaillez pour générer un pourcentage d’augmentation du Bénéfice Avant Impôts, Intérêts et Amortissement (BAIIA ou EBITDA en anglais). Il s’agit de l’ultime mesure de rentabilité opérationnelle d’une entreprise. C’est avec cet indicateur financier que la valeur d’une compagnie et surtout sa santé financière à long terme sont évaluées. Peu importe votre position dans l’organigramme, vous avez un impact sur le BAIIA.
Il est donc primordial de prendre conscience de la façon dont vous générez cet impact, soit en produisant des ventes, soit en contrôlant et réduisant des coûts. Vous pourrez ainsi comprendre plus fondamentalement l’incidence de la fluctuation de vos métriques sur la profitabilité de l’entreprise afin de prendre des décisions proactives par vous-mêmes plutôt que de vous les faire imposer par le département de finances.
Vous êtes fiers de respecter votre budget de main d’œuvre et votre ratio de temps supplémentaire aux opérations? Si les ventes réelles du dernier trimestre ne rencontrent pas les prévisions, il ne fallait pas se contenter de respecter le budget, il fallait le réduire. C’est le coût par unité vendue qui est un indicateur directement relié au BAIIA qui vous permettra d’ajuster le tir au bon moment. J’espère qu’il fait partie de votre tableau de bord!
Assurez l’intégrité de vos données
Extrêmement rare de retrouver un tableau dans lequel il n’y a pas une erreur dans les données. La formule du ratio est respectée, mais les justes chiffres ne sont pas utilisés. Des objectifs erronés sont donc automatiquement fixés. Il en va même de votre crédibilité devant les employés quand vous annoncez vos résultats. Parfois, il peut valoir la peine de passer une journée à valider vos données pour assurer l’exactitude de vos indicateurs considérant le nombre d’années dont vous vous servirez des résultats comme comparables.
Parmi les erreurs communes, des unités de vente ou de production non captées et des heures payées dans les mauvais comptes. Par exemple, dans un ratio d’unité par heure/homme, on oublie de calculer des colis spéciaux traités manuellement en dehors du processus automatisé puisque la donnée ne paraît pas au même endroit dans le système. En consacrant une confiance aveugle au département des finances, on calcule les heures travaillées de Jacques et Marie qui ont changé de poste depuis plus d’un an, mais les changements ne sont pas encore complétés au registre comptable.
Rien de mieux qu’une réunion avec vos programmeurs pour comprendre d’où proviennent les données dans vos rapports. Encore mieux, une tournée de plancher pour mettre un visage sur chaque nom dans votre liste d’employés. Si l’employé n’existe pas sur votre plancher de production, il ne doit pas se retrouver dans vos indicateurs!
Validez la compréhension de votre équipe
Trop souvent en quelques questions, je m’aperçois que le superviseur qui remplit un tableau de données ne comprend pas à quoi il sert. Il exécute une tâche à la demande de la direction sans en comprendre les fondements. C’est ainsi qu’on finit par se retrouver avec de la donnée générée sans valeur ajoutée et sans impact. Si vous souhaitez mesurer une quantité d’interventions SST sans jamais observer une profondeur dans la qualité de l’intervention, vous aurez des beaux chiffres, mais bien peu d’impact dans la prévention réellement faite sur le terrain.
Plus votre équipe de premier niveau maîtrise ses indicateurs et comprend les vôtres, plus elle sera en mesure de générer les bons comportements de la part des employés, que ce soit aux ventes, aux opérations ou dans vos départements de support. Investir du temps pour former vos gestionnaires et les responsabiliser par rapport à leur tableau de bord est un passage obligé pour générer de la performance au sein de votre organisation.
Notre approche prend toujours soin d’analyser l’efficacité de vos tableaux de bord sur ses trois éléments clés concernant les mesurables pour assurer votre succès lors d’une démarche en performance organisationnelle. Parce que pour s’améliorer, il faut d’abord connaître notre point de départ avant de fixer le point d’arrivée.
